关于公共卫生档案管理工作的改进和探讨档案管理专业.doc

关于公共卫生档案管理工作的改进和探讨 摘要：随着我国社会经济快速发展，公共卫生工作面临着严峻的挑战，已经成为社会关注的公共卫生热点之一。党和政府提出以人为本、科学发展观、全面构建社会主义和谐社会，为进一步加强公共卫生和防治工作指明了方向。作为公共卫生系统的档案工作者，管理各种不同门类的载体档案，而这些档案是职业卫生工作活动的真实记录，是预防医学事业发展的基础，是重要的科技信息资源，本文首先阐述了公共卫生档案管理工作在我国的发展历史，并通过对我国目前公共卫生档案管理现状进行分析，找出其中存在的问题，提出相关建议。 关键词：公共卫生；档案管理；规范化管理 档案是记录各项活动的真实记录，只有保管好档案才能在需要时提供有效的信息，是反映公共卫生工作的宝贵财富。在评价公共卫生服务水平中可以作为重要的衡量依据。因此，不断完善档案管理工作，改进工作中存在的问题把整理、修改、保存档案资料作为一项任务认真执行对公共卫生工作具有重大的推动作用。 一、 项目管理的发展和内容 项目管理在我国发展较晚，虽然项目管理的思想渗透到各行各业，成为政府和企业日高效率的手段。但迄今为止，只有为数不多的医药企业、少数公共卫生项目在采用项目管理。切管理水平不高，很多项目仍然在运用传统的管理模式。项目档案是项目执行过程中所形成的信息资料，贯穿整个项目管理的过程，从项目的执行、计划、控制到结束，包括项目综合管理档案、范围管理档案、进度管理档案、成本管理档案，质量管理档案、人力资源管理档案、风险管理档案、采购管理档案等。档案管理应用到公共卫生体系中具有重大的意义。 二、 公共卫生档案管理工作中存在的问题 （一）记录不完整，资料保存不全 公共卫生档案的记录包括文件、材料、调查表、实验记录、流行病学资料、申报计划书、工作方案、各种测试数据及分析、各种图片、各种临床材料各检查报告、计算机程序、计算结果、课题论证报告、开题报告、结题报告、课题协议合同以及年底计划、执行情况、经费预算决算、资料总结和论文等。部分研究人员在某项科研工作完成后，不留底、不存档，特别是公共卫生科研项目，样本量大，资料多，资料往往不全。 （二）公共档案管理制度不够完善 制度是档案管理实际工作所要遵守的依据，各项规章制度完善才能保证公共档案管理工作顺利进行。例如，一项课题完成后，必须要依据管理制度将课题按科研技术分类归档，由课题负责人保证归档工作顺利完整，课题研究耗时较长的可以按照规定分成不同的归档阶段，全部结束后要进行综合整理。制度的重要性可以在资料档案的价值中得到体现。但是我国目前在公共档案管理上的制度不够成熟，无法全面的为档案管理工作提供依据，约束性较差，因此部分档案管理人员没有认识到管理的重要性，在资料保存的过程中经常出现保管不全或者遗漏丢失的问题。 （三）档案管理人员素质不高 公共卫生档案中所保存的资料是公共卫生日常工作的真实记录和反映，具有重要的历史价值，并且能够为今后的工作提供依据和方向，科研价值很高，各个学者的劳动成果和智慧结晶只有认真的被保存起来其作用才能够有效的发挥出来，被发扬和继承。但是根据目前的现状来看，我国目前公共卫生档案管理的工作人员素质普遍不高，在人员招聘中随意性较大，其所具备的素质水平根本无法认识到档案管理工作的重要性，在资料被提交到管理室时，工作人员只是做到了分类存放，但是日常检查工作经常被忽视。 三、对我国公共卫生档案管理工作的相关建议 （一）增强档案管理意识 公共卫生档案管理是单位重要的信息资源，增强档案管理意识，加强公共卫生档案管理是强化管理的重要手段，单位领导应将公共卫生档案管理放在重要位置，支持管理，重视管理，提高管理效益。档案管理人员应充分认识到，将各项工作运行完毕的资料整理和归档，不仅有利于公共卫生工作的延续性，有利于资料的查阅，经验借鉴和总结，也是工作成绩的体现。领导要根据不同场合，强化各级、各类人员档案管理意识，提高素质，培养档案管理的自觉性和主动性。有计划的收集档案，整理档案，层层把关，专人负责，各级资料提供人员自觉保持将材料严格提交、借阅和复印手续等。 （二）提高档案管理人员素质 要切实加强对档案管理人员的培训，尤其是在提高工作人员对公共卫生档案保管的重要性上，要求其加强责任心，在工作岗位上充分发挥自己的能力，做好本职工作。另外，培训要重视提高工作人员的素质层次，不断更新工作人员的思想意识，加强相关专业知识的培训并不断介绍新的业务方法和保管工作的技巧。同时，对发展潜力较大，工作能力较强的人员可以选送其出国深造，重点进行培养，除了培养起对工作档案的管理能力外，同时对管理方法、外语能力也适当进行培训，提高其综合素质，在发现档案资料不全时，要能够及时发现问题。通过高素质高能力的档案管理人员来保证资料完整真实。 （三）开展信息化管理 公共卫生工作资料多，并且比较复杂，要求档案管理人员具有较好的计算机应用能力，网络应用能力。在资料多时，采用计算机光盘保存。在信息时代，公共卫生档案管理正在从传统的提供案卷检索变为网络信息化服务。通过多种多样的服务方式，使各项重要的资料以现代化信息形式迅速推广，转化为生产能力，使其产生更大的社会效益和经济效益。 （四）建立健全档案管理制度 强化档案管理意识，使领导职工都来关心支持这项工作。加强档案管理部门和有关科室的配合意识，加强彼此间信息的传递，定期召开有关科室的档案责任人会议，主动地搞好调查研究，与相关部门进行业务沟通。此外鉴于目前人才流动频繁，为避免档案资料流失，注意本单位有关人员的调动和科室变动情况，定时追回其借阅的档案资料。在计算机管理档案的过程中，可及时向中心管理层提供各科室业务进展情况，为他们的科学管理提供可靠的信息资源。 结论 总而言之，公共卫生档案管理必须健全制度，提高全员素质，提高管理人员业务能力。只有加强科技档案的管理，才能充分挖掘和开发档案信息资源，提高档案的利用率，使档案更好的为公共卫生体系服务。 参考文献 [1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[J].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137. [2]赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求[J].沿海企业与科技,2005,(10):196,191. [3]陈娟.成人高等教育档案管理中存在的问题和对策[J].继续教育研究,2008,(1):33-34.