2023年机构设置及管理方式.docx

机构设置及管理方式 机构设置及管理方式 一、 机构设置 1、 内部构架级机构设置〔见附页〕2、 运作机制及工作流程 2.1运作机制 我公司建立了良好的工程运行机制，有效地标准了各项工作，保证了工作质量。 2.1.1工程组人力资源配备机制 〔1〕工程负责人选拔机制。我公司营造了一个公平、公正和公开的竞选环境，建立了严格的考核、选拔和晋升机制。目前，公司拥有多名优秀的工程负责人，均经验丰富、屡获委托人好评。根据工程的规模大小和工作难易程度，公司选拔安排适宜的工程负责人。 〔2〕工程组成员配备机制。工程组成员，公司主要根据工程负责人的意见进行配备，保证工程组成员与工程负责人配合默契、专业齐全、执业水平高、数量充足。 〔3〕工程组成员做到分工明确、责任明确，尤其是质量控制。人员、复核人员、审定人员要各把关口，杜绝疏漏。 〔4〕办公资源配备机制。根据委托人要求和工程工作特点，为工程组安排足够的办公经费，配备性能良好的交通、通讯、办公设备、办公软件和书籍资料，并根据工作需要及时更换和补充，为保证质量，提高工作效率提供物质条件。 2.1.2工作方案编制审批机制。 〔1〕首先进行审前调查，收集相关资料，了解工程根本情况，然后工程负责人制定具有针对性、指导性和操作性的工作方案。 〔2〕公司技术总负责人审批工作方案，再将审批后的工作方案向委托人汇报，充分征求并按委托人的意见进行修改完善后予以实施。 〔3〕对工程组全体人员进行培训，使人员掌握方案的根本内容，如工程特点、依据、委托人要求、工作目标、指导思想、工作纪律等。 2.1.3质量保障机制 〔1〕培训学习机制。除公司日常的专业培训和学习之外，根据工程特点，公司组织所有参审人员进行有针对性的培训和学习，要求参审人员熟悉工程的根本情况、委托人的工作要求、参审人员之间的分工协作、工程的工作纪律和工作方案的各项要求。 〔2〕工程负责人负责机制。工程负责人是工程工作质量的第一负责人，所有成果资料均要由工程负责人签字认可，对过程中出现的重大质量问题由工程负责人负主要责任，并同时处分直接责任人。 〔3〕奖罚约束机制。公司历来要求员工有精品意识和效劳意识，要求每个工程都要尽可能做成精品工程，同时提高效劳意识，最大限度地满足委托人的合理要求。对工程负责人严格按照质量考评制度和奖罚制度进行考评和奖罚，结合晋升制度让工程负责人能上能下、形成严格的约束机制。同时，公司根据工程负责人对工程组成员的考评意见进行一定的奖罚。 〔4〕上下联动机制。要求工程负责人和工程组各成员之间相互监督，对他人工作中出现的问题或隐患按正常流程汇报指出后，对方不予整改完善的，可以向公司领导汇报解决；公司质检部在对工程组进行例行检查和专项检查时发现的问题，要及时反响给工程组，以形成良好的上下联动机制。 〔5〕高效工作机制。针对不同的工程，在收到完整的资料后，要求工程负责人和工程组成员充分沟通，制定出最可行又最省时的工作进度方案，作为对工程组考评的一个重要依据。公司为每位员工配备了先进的笔记本，拥有广联达、神机妙算、鲁班和易佳等多品牌、多行业的数十套造价软件，有着良好的工作环境，要求人员充分利用现代化的办公条件提高工作效率，满足委托人的相关要求。 运作机制示意图如下：工程负责人选拔机制 审计工程组 资源配备机制 工程组成人员配备机制 办公资源配备机制 工程负责人拟定工作方案 运作机制 公司技术总负责人审批 审计工作方案 审批机制 充分征求委托人意见并修改完善 组织审计人员学习掌握方案要求 培训学习机制 工程负责人负责机制 审计质量 保障机制 奖罚约束机制 上下联动机制 高效工作机制 2.2工作流程 造价咨询工作可由业务准备、业务实施及业务终结三个阶段组成。具体工作步骤如下：a根据工程情况任命工程负责人；组建工程组、配备各专业人员；明确工作思路、确定工作重点、制定工作方案、强调工作纪律和要求。 b为取得咨询工程开展的各项工作，包括获取业务信息，接受委托人的邀请，提供咨询效劳书等；c签订咨询合同，明确咨询标底、目的及相关事项；d接受并收集咨询效劳所需的资料、踏勘现场、了解情况；e制定咨询实施方案；f根据咨询实施方案开展工程造价的各项计量、确定、控制和其它工作；g形成咨询初步成果并征询有关各方的意见；h召开咨询成果的审定会议或签批确定咨询成果资料；i咨询成果交付与资料交接；j咨询资料的整理归档；k咨询效劳回访与总结；l咨询成果的信息化处理。 准备阶段 向委托方提交所需资料清单 接受编审资料 编制咨询实施方案 一级审核 熟悉合同、图纸、相关清单编制、标底及结算资料等 对审核内容形成初步审核结果 依相关法规、文件、清单计价标准、定额进行编制审核 二级审核 对清单及标底编制、审核结果进行二级复核 形成编制及审核成果文件初稿 对有异议工程进行进一步核对 三级审核 对形成的初步成果文件进行质量认定 将编制、审核结果以书面形式向委托方汇报，按委托人意见进行修改 实施阶段 终结阶段 出具工程咨询成果文件 造价咨询工作流程图 3、工程的档案管理措施和方法 3.1档案的管理的制度 工程审核档案是反映工程审核过程和具体情况的资料，工程工程负责人在每个工程结束后，应将有关资料按本档案管理制度的要求整理归档。为使文件资料和业务档案完整、准确、系统、有效，制定档案管理制度如下：1.档案资料由专人负责管理。 2.文件资料由文书人员统一收发、分办、传递、用印整理、立卷后，交由工程负责人审定，定期向档案室归档。 3.业务档案由业务人员按照工作过程和内容进行整理、立卷、装订后，交由工程负责人审定，并由业务人员编制移交目录，向档案室归档。 3.2档案的管理措施及方法 1.档案室专职资料员，具体负责档案管理，做好档案接收、移交、分类整理，登记保管、复制、借阅等工作。 2.归档的文件资料和业务档案必须保持相互间的历史联系，区分保管、分类整理，并编制档案目录、卡片，保持整洁，便于查阅。 3.接收档案必须认真验收，并办理交接手续。业务档案一般应在当年年终前向档案室移交，交接双方根据移交目录清点核对，并应履行签字手续。文书档案一般应在第二年上半年移交。 4.查阅档案资料，必须办理借阅登记手续，查阅完毕后应及时归还。查阅档案时，涉及商业机密的，查阅人员必须承当保密责任。业务档案一般不对外借阅，确因工作需要，须事先经公司领导批准，方可调阅。 3.3档案资料归档的手续和程序 1.档案资料归档时，交接双方填写归档资料清单。 2.当面清点无误，双方签字盖章前方可归档。 3.4档案管理的保密措施及方法 3.4.1保密原那么 严格按照中华人民共和国保密条例执行，以确保工程中涉及到业主单位机密以及工程部自身工程技术机密、商务秘密的不对外泄漏。机密的保管实行点对点管理方法，落实到人头，做到有法可依，违法必究，责任落实到位。 3.4.2保密组织机构的建立 为保证保密工作的顺利开展，以工程负责人牵头成立保密工作组，组员由档案管理专职人员、技术负责人、工程管理人员等组成，并为档案管理配备专用的档案室,针对每个工程由工程负责人兼任保密责任人。 3.4.3保密实施细那么〔1〕对业主单位的需求情况由工程负责人落实并保证不得向外界透露，并以书面形式传递给档案工作管理人员和公司技术总负责人。 〔2〕档案管理人员对以上信息以书面、电子等方式存档，造价咨询人员在借阅时必须经领导同意且确定借阅时间方可借阅。 〔3〕合同签订后的相关文档资料立即存档，并建立保密所必备的借阅制度。 〔4〕出现泄密事件后，应立即上报公司技术总负责人，做到机密不得扩散，同时认真追查相关人员的责任。 3.4.4保密性措施 为了加强保密工作，根据国家法律，结合我单位实际情况，特制定本措施：〔1〕造价咨询人员必须严格遵守保密制度，切实做到不该说的，绝对不说；不该问的机密，绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该私存的机密文件、报表、图纸等资料，在完成任务后在纪检人员的监督下立即去除，严格保密纪律。 〔2〕加强保密文件、资料的日常管理，健全手续。 〔3〕文件、资料要认真保管、确保平安，未经批准所有人员严禁携带文件、资料外出。 〔4〕造价咨询人员参加会议带回秘密文件、资料要交办公室登记保存，个人不得存放。 〔5〕工程造价咨询人员不得在不利于保密的地方存放和使用有关工程造价咨询资料。 〔6〕在为委托方提供效劳时，不得违反委托方因其业务所需的保密要求，可与委托方签署保密协议并严格遵守。 〔7〕工程造价咨询人员除非得到委托单位的书面许可或依法律、法规要求公布的，不得将任何资料和情况提供或泄露给第三者。 〔8〕对违反保密纪律造成损失、泄密的人员，给予批评教育；情节严重的，给予严格处分；有意泄密并构成犯罪的要追究其法律责任。 3.5档案的保存和销毁 1.档案管理人员应根据档案的保管期限，编制清单，对于保管期限届满的业务档案，档案室应编造清册，由档案主管部门提出销毁报告，经公司领导组织人员根据规定审查确定后，方可销毁。 2.销毁时，应严格执行保密规定，由档案管理人员会同公司领导进行，并在销毁清单上签字，注明情况。 3.档案销毁后，应及时注销有关帐表登记，销毁清单归档永久保存。 4.上市公司的业务档案至少保存十五年；对一般的业务档案保存十年；文件资料一般是长期性保存。