医院办公室主任角色的扮演.doc

医院办公室主任角色的扮演 医院作为医疗机构，是为人民群众身体提供卫生服务。医院内部管理水平、医院的生存与发展也就成为院长思考的重点。而作为院长参谋、助手的办公室主任，当如何发挥他的作用。 一、医院办公室的现状 （一）办公室是一个单位内部办理行政事务的综合办事部门，所处的位置既是“参谋部”，又是“事务部”，在院领导的直接指挥下进行工作，直接为领导服务，并承上启下、联络各方，起到“枢纽”、“桥梁”的作用，是医院“中枢”、“心脏”所在，是院领导的指挥机关，也是平衡上下、左右关系的协调机构，同时又是具体服务部门，是单位“门面”、“窗口”部位。 这说明医院办公室主任的地位和作用举足轻重。 （二）医院办公室主任又是什么状况呢？不可否认，医院办公室主任作为院长参谋、助手，长期受益于领导的观察能力、思考能力、决策能力的直接传、帮、带和积极培养，但现状上，仍存在有医院办公室主任配备难、个人自身素质、甚至能力等诸多方面的问题。一是配备。组织考察可胜任的，多不愿“高就”，勉强可以考虑担当的，不够条件或水平有限；在任的，不理想，重任呢，又无人，等等。由文秘专职、“能文能武”、“领导满意”者担任这一职务的，并不普遍，使办公室主任作用发挥大打折扣；二是个人自身素质。主要表现在勉强任职，本无足够条件或较强能力，却不注重提高，“半瓶咣当”，得过且过，势必给领导埋下“祸根”，给医院造成损失；三是能力不足。虽然有学历，既“红”也“专”，却力不从心，帮不了领导，甚至惹出麻烦，成为领导的心头之患等等。 二、医院办公室主任素质要求 随着经济社会的发展，医院如何改革，如何发展。改革的过程中，医院可能会在机构设置上做出适合本院选择，以精简机构，提高效能。办公室规模因职能范围调整而有所不同，工作人员的配备可能增加或者减少。那么，选拔称职的办公室主任应该提出哪些素质要求？ 办公室主任应该具备的基本素质是：坚强的政治信念，良好的思想品德，强烈的事业心和较高的管理才能。 （一）政治素质。 必须具有坚定的社会主义、共产主义信念，坚持党的基本路线，要与时俱进，用马克思主义理论、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想武装头脑，在政治上时刻同党中央保持一致。 （二）思想品德。 1、坚持原则。办公室主任要遵守医院的各项规章制度。做到坚持原则，一是指导思想要明确；二是要敢顶歪风；三要不谋私利。 2、任劳任怨。办公室主任要勇挑重担，吃苦在先，享受在后；不计较个人恩怨和得失，不怕讽刺和打击；工作有了成绩不骄傲，出了问题不诿过；心胸开阔，大事不糊涂，小事不计较，“忍”为上，“和”为贵，不提困难，顶住压力，排除阻力，勇往直前。 3、敢讲真话。办公室主任要敢于叙述真实情况，讲出反面意见。不夸大成绩，不缩小缺点，不颠倒黑白，不篡改上级指示，不歪曲下级要求和建议，如实上报下达。有些问题要耐心多次地建议才能有效；二是注意关系，做好协调。 （三）事业心。 办公室主任必须热爱本职工作，对党和人民的事业无限忠诚，敬业兢业，克己奉公，为完成工作任务不惜牺牲一切，奉献一切。 （四）管理才能。 办公室工作的性质，要求办公室主任具有敏捷的思维能力，能够敏锐地感受来自各方面的信息，并运用科学的方法对这些信息进行研究，然后做出判断。思考问题不因循守旧，墨守成规；对新事物敏感，热情进取，勇于探索，勇于创新；正确评价、采纳新的建议和方法，并在实践中加以运用；及时抓住群众感到而没有意识到的东西，不失时机地提出新目标；能够认识纷繁复杂的客观事物的本质，适时提出规划、办法和措施，推动工作前进。医院办公室主任要懂业务，会管理，熟悉医院流程，懂得办公室内部职责，是工作上的行家里手。 三、医院办公室主任职责要求 职责也就是工作任务。主要有调查研究参与决策、协助领导处理问题，用好部门干部、平衡关系，处理文件、工作把关等。 （一）调查研究参与决策。办公室主任必须注重调查研究，这是参与单位领导决策的提前。要围绕党和政府的中心工作，围绕领导的意图决策，围绕单位中心工作和现实问题进行调查研究。通过调查研究，为领导决策提供参考方案。在领导决策过程中，还应积极提出合理化建议。 （二）协助领导处理问题。办公室主任要经常帮助领导处理工作中的问题。领导委托办的事项，应根据指示精神大胆去办，然后汇报；领导没有委托，应办、能办的事情，也应积极设法去办。有的是先办后汇报，有的是先请示再办。 （三）协调好各科室主任。办公室主任要诚心以待，发挥他们的作用。要对他们讲心里话，他们出了问题，要主动承担应当承担的责任，不轻意向他们许诺，说话算数。关心他们，对他们政治上要关心，业务上要培养，工作上要帮助，多压担子，多教方法，生活上关怀，注意解决他们生活上的问题与困难，调动其积极性，不断提高他们的政治、业务水平。信任他们，要相信他们能够负担起自己的工作，放手使用，要给工作主动权，要尊重他们的意见。 （四）平衡关系。即协调各方面的关系，包括协调领导间的关系、协调领导与部门间的关系。协调、平衡关系，一要旗帜鲜明；二要讲究方法策略。领导间的问题，一不乱讲，二做工作；领导与部门间的问题，一弄清情况，二区别对待，问题如果在领导方面，要说服领导主动承担责任，问题如果在部门方面，在帮助部门端正认识；部门间的问题要分清矛盾的主、次。通过帮助、教育，使矛盾的主要方面主动向对方认错，说服矛盾的次要方面求大同，存小异，谅解对方。解决矛盾时，一时无法解决的，可采取调和的办法。 （五）处理文件。这是办公室主任的一项经常性工作任务。处理文件包括阅文、批文、起草重要的文件、核稿、签发办公室文件等。 （六）工作把关。在办公室主任的职权范围内，把好工作的关口。负责本单位领导决议的贯彻落实、督促、检查；需要领导表态或审批的事项，在提请会议或批准之前，要提出自己的看法，把住口子；督办领导授权和职责范围内的事项，等等。 四、医院办公室主任的角色扮演 办公室主任的素质要求，决定了办公室主任的角色应当由什么样的人去扮演；办公室主任的职责要求，决定了办公室主任应该承担的任务，实现好，落实好这些任务，就需要看办公室主任怎么扮演，保障发挥好办公室主任及其办公室的作用。 办公室主任的地位和作用举足轻重。担任办公室主任角色，就意味着责任和义务，作为医院办公室主任，是院长的参谋、助手，同时又是管理者，也是普通员工。这一角色的扮演需做到以下几个方面。 （一）勤奋学习，具有丰富的理论知识和较高的政策理解能力。 1、医院是一个知识、技术密集的复杂系统，要胜任医院办公室主任的工作，必须具有较高的文化水平和广泛的科学知识。横向的知识面要宽，包括哲学、社会学、经济学、法学、人文学、公共关系学等社会知识和自然科学知识；纵向的专业知识要深厚，包括现代管理知识和医学专业知识。这些知识的获取，一是靠系统的理论学习，二是在工作中学、学中工作，不断“充电”，进行各项知识的积累，以便得心应手地应对办公室工作，使工作正确处理，使大量的繁杂事务有条不紊。 2、提高政策理解能力。要勤于学习，通过各种新闻媒体了解国内外最新医学发展信息，国家出台的有关卫生政策，获取医疗卫生发展的政策信息，使医院建设、发展始终与党和国家的大政方针保持一致。根据政策，尽可能的取得政府支持，根据政策，解决单位存在的问题，根据政策，深化改革，以加快医院管理机制创新，以加快医院的发展速度，积累可持续发展的后劲。再者，通过处理文件，要详细阅读上级来文，在办好传阅的同时，自己能认真领会文件精神，正确理解上级意图。此外，注意参加办公会、院周会等各类会议，详细了解领导思路和安排，才能在政策的框架内正确执行医院的工作部署，保证各项工作的高效运转。 （二）实践中磨练，具有较强的工作能力。 1、办事要精明干练。医院办公室主任和他领导的办公室所做的一切工作，都可称之为办事。办事能力体现在对接受的任何一项任务的完成情况和应急事务的处理情况。需要以知识修养为支撑，头脑清楚，思维敏捷，手脚勤快，并不断积累经验。 一是专业能力。熟悉并掌握办公室的工作规律，熟悉工作方法，了解对象，了解自己，得心应手地做工作，使会务、办文、接待、信息、档案、保密、通信等工作条理分明，高效率、高质量运行。 二是理解和领会能力。办事离不开接受上级的安排，免不了与不同对象打交道。要达到预期目的，就必须又快又准地领会领导交待之意图，准确无误地听懂、摸清办事对象的想法，从而采取相应的办法。 三是条理性和驾驶能力。医院办公室主任要经常面对千头万绪、繁杂急迫的情况，这就需要把诸多事务迅速归纳、梳理，分清轻重、缓急、难易、远近，驾轻就熟地办得清清楚楚，顺顺当当。 四是语言能力。办公室主任进行上传下达、汇报情况、协调工作、来客来访接待都需要说话，往往说话的能力与办事的成功率有着直接关系。需要口齿清楚，达意准确，同时讲究说话的艺术，说话的艺术包含感染力、说服力、风度、礼貌等，说话时语速适当、言词恰当、态度诚恳成为办好事的必要条件。 五是应变能力。事物是瞬息万变、不断发展的，办事的计划、预案和想象，常常会与现实发生矛盾，有时会突然变化，打乱预想。此种情况下，办公室主任需做出选择，得需临机不乱，胸有成竹，迅速做出选择，做到原则不变，灵活处置，达到预期目的。 六是交际能力。要胜任办公室主任工作，必须处理好人际关系，善于与人共事，善于激励，影响并与人们相互沟通。办公室作为对内、对外的形象窗口，在与方方面面的团体、个人交往中，一定要掌握分寸，不卑不亢，使人容易接近，容易被人信赖，从而提高办事效率。 2、扎实功底，具有较好的文字表达能力。从事办公室工作，文字工作是办公室主任的天职。无论是编制计划、拟定通知、撰写报告、总结、会议纪要，还是作为办文的职能部门指导其他部门的文秘工作，都要有较强的文字功底、写作能力，能较为自如地驾驭文字，言词达意。撰写公文基本要做到观点明确，思路清晰，层次分明，文字通顺。要提高文字工作能力，一是学习语言文字基础知识，把握字意、词义，理解、积累丰富词汇，掌握语法，有良好的辞章修养和文字技巧；二是掌握政策，理解政策条文，引用准确；三是掌握公文写作的要求，熟练的掌握每种公文的作用及写作要领；四是掌握第一手资料，多收集素材，多调查研究，经分析、综合、判断，做出正确结论，使撰写文稿内容实在，所提措施切实可行；五是良好的逻辑思维，对于每一种公文，特别是重要文稿如讲话稿、报告、总结，在写作上一定要做到会谋篇布局，分几个问题去构思，每一个问题又分几个层阐述，都要反复研究，揣摩推敲，讲意义、作论述、提措施及段落连接都应精心思考。 3、多才多艺。为领导提供大量、准确、有价值的信息，特别是前瞻性信息，已成为医院办公室主任充分发挥参谋和助手作用渠道之一，信息化管理已成为当代医院一个重要的鲜明标志。因此，办公室主任应掌握多种技能。熟悉网络知识，计算机知识，掌握现代化办公手段及其操作技能，熟练操作复印机、传真机，了解摄影、摄像的基本知识和操作，懂得录音机、投影仪、会场音响设备的能性与应用，通晓接待工作和礼仪，熟悉有关文娱活动规则和组织。等等。 （三）工作方法得当。 1、医院办公室主任，工作既要积极主动，又要尽职不越位、尽责不越权，既做到与院长默契配合，又要独挡一面。经领导授权以后，应正确把握“总调度”的尺度，工作上要到位不缺位，围绕医院既定的管理目标，调动内外各方面的积极性，为医院的建设发展服好务。 2、医院办公室主任，工作上必须认真细致，极端负责，禁止失误。既敢于做事，又善于做事；身体力行，踏踏实实；既要有明确任务的要求，又要有具体措施和强烈的时间观念。防止工作中的急躁情绪，克服拖拉疲沓现象。通过规范工作行为，使工作有计划部署，有回顾检查，有督促，有结果。养成做笔记记录重要事务、领导指示和督办落实情况的习惯。 （四）锻炼组织管理才干。 医院办公室主任的一项重要任务就是综合协调。做好协调，必须具备一定的组织管理能力，培养组织管理能力，应学会做思想工作，善于处理各方面的关系，胸怀大局，综合考虑各方面的利益，妥善解决问题，抓住关键，对症下药，协调各方面的行动，