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2023
科研院所
档案
信息化
建设
思考
科研院所档案信息化建设思考
随着科研院所办公现代化步伐的加快,纸质文件和电子文件一体化管理的普及,科研档案收、管、用全程信息化进入管理领域。信息技术的广泛应用对科研院所档案管理工作产生了深刻的影响,加强档案信息化建设,是提高科研院所档案信息效劳水平的必由之路。
1将档案信息化建设纳入院所信息化建设的总体框架
现代信息社会日新月异,档案管理领域也出现了一些新情况、新问题。科研院所开展档案信息化建设,一定要审时度势,深入调查,科学论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在数字化建设的关键部位,保证软硬件资源的继承性,使其既能适应当前信息开展的特点和要求,还能符合今后开展和应用的趋势,防止盲目上马,尽可能防止资源浪费。在推进信息化进程中,特别要注意解决好三个方面的问题:一是保持档案信息化建设与科研院所各部门信息化建设同步开展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作,力争把档案信息化建设纳入科研院所信息化建设的总体框架,实现档案信息化与科研院所信息化同步开展。二是实现档案信息化各项工作的协调开展。科研院所档案部门一定要根据科研院所各项工作对档案工作的要求,以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用效劳水平为目的,明确不同阶段档案信息化建设的重点。三是把建立和完善档案信息平安保障体系,作为档案信息化建设的关键环节。认真执行档案信息化管理的各项责任制度,杜绝一切平安隐患;严把档案利用审查关,非开放的档案信息一律不得上外网;要严格执行“三网〞隔离制度,采取可靠的防范技术和措施,确保档案信息和网络平安。
2提高全员档案素质是院所档案信息化建设的重中之重
电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法,这就对专兼职档案管理人员提出了更高的要求。档案信息化建设是一项长期的工作,数字化的实现不仅仅是档案部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要院所全体人员的积极参与配合,全员档案素质的提高对档案数字化建设至关重要。因此,提高全员档案素质是目前科研院所档案信息化建设的重中之重。随着档案内容的数字化存储,对于阅读档案的人员权限必须具有明确的划分,对不同平安和保密级别的档案,管理人员应从授权的角度予以标准。在必要的情况下,管理人员应通过档案文件加密、文件防写、网络监控等措施确保档案的平安,一旦发现问题,也能追根溯源。在实践工作,一方面要积极引入懂计算机的专业人才,另一面要为档案人员提供培训、交流和学习的时机,通过与教育机构的通力合作,培养通晓档案和信息技术的综合人才,为档案信息化建设不断充实人才。
3积极探索具有科研院所特色的档案信息化建设之路
档案信息化建设的目标是是建立数字化档案信息,将档案资源通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。科研院所档案部门要把档案信息化建设作为工作重点,多渠道争取支持,有方案、有步骤的开展信息化建设,逐步探索出一条具有科研院所特色、符合院所实际的信息化建设之路。信息化对档案的利用带来了一场深刻的革命,在客观上要求科研院所档案部门必须转变观念,树立特色信息意识,只有立足电子档案的特性,转变档案管理的理念,才能提供优质高效的效劳。在档案信息化建设中,科研院所档案部门应该根据院所工作的需求,树立特色信息意识,对所有档案进行详细的类别划分,需要分析各类档案的作用、利用频率、保存的需求,从而为日常的借阅和管理奠定根底。一是要对重要档案目录进行数字化处理,这是档案信息化的根本工作。因为档案信息化就是在档案信息管理系统中采取目录进行管理,把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据,以目录数据为检索入口,从而实现图文信息的浏览。二是要有选择地对重要档案进行全文数字化,在信息效劳的特色内容和独特形式上做文章。三是根据院所办公工作的需求,将重要信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息,有机地将它们连接成一个整体,为利用者提供优质、高效的效劳。
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