2023年记录和档案管理程序.docx

记录和档案管理程序 1目的 为对与检测过程相关的记录和质量体系运行记录进行控制，保证对检测活动的复现、验证和追溯，确保记录（档案）的平安，制定本程序。 2范围 适用于本试验室各种检测记录、质量记录和档案的管理。 3职责 3.1试验室办公室负责对记录实施总体控制，并负责做好试验室记录的控制和管理。 3.2试验室办公室负责做好本试验室记录的控制和管理。试验室质量监督员负责监督检查执行。 3.3所有检测人员应严格执行试验室的记录制度，质检工程师负责与检测过程相关的记录的标识、管理和归档。 3.4档案管理员负责归档的记录的保存、保护、检索和处置，协助做好档案的保密工作。 4程序内容 4.1记录的分类与格式 4.1. 1与检测过程相关的记录为技术记录，主要包括抽样（当参与抽样时）、样品接收和处置、样品的准备和原始观测记录，仪器设备购置、自校和使用记录，检测过程、计算和导出数据记录，出具证书（报告）记录，不合格品处置记录。试验室负责人应根据承检产品或工程的技术标准、规程标准制定出原始检测记录的格式。 4.1. 2质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括内审、管理评审、体系运行检查、文件收发、反响与纠正预防措施、抱怨处理、人员培训、体系改进运行等。质量记录格式由中心质量负责人组织制定。 4.2记录的填写与更改 4.2. 1所有的检测原始记录应按规定的记录格式真实、及时、完整地填写，书写时应用黑（或蓝黑）墨水笔填写，野外试验检测记录可以用铅笔填写。 4.2. 2填写记录应字迹清晰、易于识别，并不得随意涂改。当记录中出现错误确需修改时，应在其上划两条水平线，在旁边标上正确数据，并加盖更改人印章。 4.2. 3所有的检测原始记录中均应包括检测人员和校核人员的签字。 4.2. 4对计算机采集的原始记录应防止原始数据丧失或变动，记录的更改必须由原记录者更改，其他人一律无权更改。 4.2. 5记录可以是各种载体形式，如纸张、电子媒体、胶片等，在电子媒体或胶片上的记录必须有相应的原始记录资料备份。 4.3记录的保存 4.3. 1管理评审、内部审核的相关记录保存期不少于5年。 4.3. 2检测人员、质量管理人员、内部审核人员的培训和考核等记录保存期不少于3年，对技术人员的技术档案那么应长期保存。 4.3. 3抱怨处理记录、不合格品处置记录、文件控制记录等，保存期不少于5年。 4.3. 4检测原始记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录等，保存期不少于2023年。 4.3.5委托检测的检测报告保存期不少于2023年。监督检测的原始记录和报告副本等的保存期不少于5年。 4.3.6 效劳和供应品的采购记录、实验室的环境维护记录，保存期为5年。 4.3.7 技术标准和规程标准等外来文件保存期根据其性质确定。 4.3.8仪器设备检定/校准或自校证书原件、仪器设备档案记录、仪器设备维护记录应保存至该仪器设备报废或注销。 4.3.9当记录有追溯性意义或对工作改进有参考价值或作为修改质量体系文件依据时，应进一步延长其保存期限。 4.4记录的管理 4.4. 1试验室设有工程质量检测档案专柜。记录经整理编目后，及时交档案管理人员存档，并认真履行交接手续。 4.4.2存档的记录未履行审批手续不得查阅。 4.4.3存放记录的场所应枯燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品；外来人员未经许可不得进入。 4.4.4档案管理人员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。 4.5记录的借阅和复制 4.5.1因工作需要借阅和复制记录须经质量负责人批准。 4.5.2外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经主任批准。 4.5.3借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还管理人员，并办理注销手续。 4.6记录的保密 4.6.1记录应存放在指定场所，并采取保密措施。 4.6.2借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。 4.7记录的销毁 保存的记录如超过保存期，由档案管理人员提出销毁申请，经中心质量负责人审核，报中心主任批准，由管理人员执行销毁。 5相关文件 （1）保护委托人机密信息和所有权程序crsri-cx-01-2022（2）文件的控制和维护程序crsri-cx-02-2022 第二篇：记录（档案）管理程序记录（档案）管理程序 1目的 对各类质量活动记录进行有效控制，保证档案的完整性和标准性。2范围 适用于本中心检验工作质量记录的整理、保存和借阅，不适用于技术标准的管理。3编写依据 本中心质量手册 实验室资质认定评审准那么4职责 4.1办公室负责以下档案资料管理： a.质量体系文件以及审核和评审（含比对实验和能力验证）等质量保证活动记录，申诉、投诉处理档案资料； b.检验报告副本、检验原始记录、送检单及检验报告备份软盘（以上资料由检验科室负责整理，定期上交办公室）； c.开展新检验工程、检验分包的申请书及其调研、评审全部质量记录；d.标准文本和技术文件、被采用的技术文献以及委托方提供的技术资料；e.检验检验人员专业技术业绩档案；f.计量认证资料；g.仪器设备档案。 4.2办公室档案室负责以下档案资料的管理：a.全中心人员技术档案； b.实验室建筑设计图纸资料； c.建制文件（包括人员任命和聘任文件）；d.法律、法规； e.上级文件和会议、交流文件。 4.3各检验科室负责以下档案资料的管理。a.各种申请、登记、记录表格；b.中心内外文件。 4.4其他各科室负责以下资料的管理。a.各种申请、登记、记录表格；b.中心内外文件。5工作程序 5.1各科室档案管理工作应派专人负责。档案管理员应仔细认真，责任心强，切实做好档案资料的管理工作。 5.2档案管理员应对档案资料进行分类、登记、造册，存放位置固定，做到档案清晰明了，查阅方便。 5.3建立严格的档案资料借阅制度，一般情况下，档案资料应在资料室内查阅。如需要借阅时，应进行详细登记，并明确规定归还日期和档案资料外借期间的保管责任。 5.4档案资料需保密的，应严格遵守执行我中心为用户保密的声明，保护委托单位的利益。 5.5.检验报告一般情况下不准外单位人员查阅，确实需要查阅时（不包括委托方要求保密的检验报告），应由技术负责人、签字批准前方可在办公室资料室内查阅。 5.6档案室、资料室应满足档案保存条件，档案室内严禁吸烟，并加强防蛀、防潮、防盗、防鼠工作，保证档案室资料的平安 5.7档案资料管理员应定期对保存的档案资料按照不同档案的存档年限进行清查，并分类造册。已过存档期的档案资料由档案管理员提出申请办理销毁手续，技术负责人批准后，由档案管理员负责销毁，销毁时应有两人以上在场，并详细记录。 6记录表格 xxxxx-gswj-cxbg-018档案资料登记表xxxxx-gswj-cxbg-019xxxxx-gswj-cxbg-020 档案资料借阅登记表档案资料销毁申请表 第三篇：电子档案管理程序电子文件归档与电子档案管理规定（试行） 1目的和适用范围 1.1目的 为使公司设计和管理文档的标准化，保证电子文档的平安性、可利用性，对电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的保管实行全过程管理，从而确保信息的真实性、平安性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。 1.2适用范围 本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的管理。本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。 1.3其它 电子文件的管理应由主管部门统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案室要进行指导与监督。电子文件的传递和管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。2引进标准 sl020232023档案管理制度； sl020232023档案分类编号标准。 3管理规定 3.1电子文件的形成、收集与积累 3.1.1在“无纸化〞计算机办公或设计中产生的电子文件，应采取更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质保存。 3.1.2用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 3.1.3用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备、软件的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 3.1.4用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，那么应将相关软件一并收集。 3.1.5用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 3.1.6用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 3.1.7由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。 3.1.8通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 3.1.9计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 3.2电子文件的传递 3.2.1公司内部文件交换只可通过网络进行，不能通过外接存储设备、移动硬盘进行。 3.2.2需要拷贝电子文件时，需填写图纸、资料拷贝登记表或usb、软盘使用登记表，经主管领导批准后，并由网管负责实施。 3.2.3只可通过指定专用计算机进行internet连接和收发电子邮件。收、发email时需填写收、发电子邮件登记表经主管领导批准后，由网管负责实施，并保存邮件副本备案。 3.3电子文件的整理 3.3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中，详细请参考黄石sl020232023档案管理制度。 3.3.2电子文件应按sl020232023档案管理制度著录，并制成目录。 3.4电子文件的归档 3.4.1归档电子文件时应填写sl020232023-01a档案材料归档移交清单。 3.4.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，那么应在内容、相关说明及描述上保持一致。 3.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文