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2023年会议的安排方式和座次安排.docx
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2023 年会 安排 方式 座次
会议的安排方式和座次安排 (一)安排方式:这里有几种方法来处理会议的团体住宿,最简单的方法是由与会者自己安排宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保存房间,会产生以下问题: 1.遇到旺季,饭店可能将房间卖出,这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。 2.与会者可能拿不到优惠价格,因为个人无法有讲价的能力。 3.会场租金可能较高(如会场也在饭店),通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。 (二)住宿程序:一旦预订的房间决定后,决定用哪4种根本住宿程序是你需要的: 1.告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。 2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。 3.经由专业会议效劳公司代为处理。 4.经由主办单位的住宿组人员负责。 (三)预定会议住宿的方式。会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否那么会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。 订房卡。如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向饭店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。 这份订房卡或申请表亦可按照根本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或效劳费。 另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。 住宿单:住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格资料填在住宿单中给饭店,并告诉饭店收款方式,内容包括: 1.注明房间效劳费和税金由个人或是邀请单位支付。 2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、 费等)。 3.房间只保存到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。 4.要求饭店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。 一旦房数被确定后,住宿局/观光局会提供你一份饭店资料,让你参考与选择,然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。 如果可能,最好实际去看一下使用饭店房间的设备,这不但有助于你房价的讲价,同时提出一些与会者可能会问的问题,请饭店人员答复,同时也可以了解饭店预订作业和前台效劳情形。 特别预订:有些会议筹办人在所有预订房间中保存数间给特定的人或团体,并给予特别处理,例如:总计预订400间,40间为vips(贵宾)使用,其余360间为与会代表,使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。 第3页 共3页

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