如何增进部门间的沟通协调以发挥团队精神.doc

如何增进部门间的沟通协调以发挥团队精神 前言 公司经营之能否成功依赖经营管理有无合理化，管理无须高深学问也无须花费巨额钱财，重点在于管理者能否运用智能与技巧吸收新知识新观念。 谈到沟通协调就要说到人，所有管理工作只有管事管物管人，人是最难管理，人要如果管这是今天我们要探讨的主题接着我们逐一说明。 协调沟通是为了使员工朝向同一目标或为避免减少单位与单位间人员与人员的磨擦与冲突,干部必须从中斡旋调整,另方面干部应将讯息.策略.指令明确的传达给员工而员工亦必须将意见反映给干部。 协调沟通的方式为：面对面、会商、公开讨论、干部于协调时必须公正公平而接受协调双方必须坦诚。 管理哲学 管理哲学就是管理观或称经营理念，也就是一个公司经营管理的根本道理与基本原则，它也是公司的最高指导理念,其目的在于确定公司的一套价值观与信念以做为全体员工共同遵守之准绳与信条。 例如一家汽车修护工厂他的经营理念「修得好.修得快.修得便宜」以此为准绳全力以赴;这与我们的ISO-9000系列的质量政策是一样的我们的质量政策是甚么呢？ 面对面管理 面对面会商讨(face-to-face-management)系指干部经常利用机会接近员工与员工打成一片面对面的接触是干部与部署建立良好印象的最有效方法又面对面的领导方式由于管理阶层具有开放的胸怀员工们能坦诚的表达意见而管理阶层也坦诚的答复问题无论在任何场合使员工感觉到有人注意他们而且重视他们使干部与员工不致脱了节所谓面对面例如经常与员工一起参加活动参加员工的庆生会与员工面谈一起开会经常巡视工作场所多让员工发表意见多听员工的意见随时随地沟通 公开讨论 公开讨论时间可分为定期性或临时性例如-月会.周会.晨会.终会讨论主题应事先准备妥当分发相关单位之负责人或个人于正式会议时充分讨论避免临时性迫于时间无法周密浪费会议时间也无法解决问题途增困扰 沟通的种类 一. 依性质划分 正式沟通-依组织及权力系统所做之沟通称为正式沟通;例如:干部向他的技工说明某一件事的重要性 非正式沟通-非依组织及权力系统所为之沟通称为非正式沟通;例如:同事们相互之间沟通或下班之后主管与部署之通 二. 依方式划分 直接-双方彼此以口头或面对面以各种手势姿态进行沟通此种方式称为直接沟通如座谈会检讨会协调会 间接-除了直接的沟通方式外其它如书面信件影片器材等方式进行之沟通称之 三. 依方向路线划分 向下-指管理人员将讯息方针策略传达给下属或对下属有所指示也让员工了解公司营运情形让员工了解共存共荣的重要性 向上-员工将意见信息向上级反映或建议以增加员工的归属感减少抱怨和纠纷消除谣言它可了解向下沟通的成效了解员工的意见并鼓励员工参与使员工有被尊重的满足感 平行-既管理阶层与工会或有关机构的沟通或管理阶层相互间员工与员工相互间的沟通单位与单位间人员与人员间之能否密切协调联系步调一致端赖有效的平行沟通 四. 依有无尊重对方划分 单向沟通-即一方将讯息传达于对方对方对此讯息不得表示意见即使表示意见但不为传达讯息者所重视不予接受;例如:紧急情况下主管要求部署完成某项工作不允许部署再表示意见又如涉及高度机密时亦须采单向沟通 双向沟通-讯息传达之后传达讯息之一方允许对方对此讯息表示意见相互了解以便传达讯息者能得到对方的回馈如果传达者忽视对方的意见不予接受或做必要处理亦不能视为双向沟通 沟通方法 一. 面谈 1.使员工深入了解问题之所在 2.了解员工的期望与抱负 3.建立友好关系 4.减少工作推行之阻力 二. 书面 1.发行刊物 2.办理意见调查- 主动:设定主题全面以问卷调查 被动:意见箱 三. 布告 四. 开会 五. 电话 六. 电化传播 七. 康乐活动 八. 申诉或提案 对应 ▎有正当申诉管道 ▎设立专责单位或人员 ▎减少员工与公司争议 ▎乐意受理员工申诉 ▎适时反映管理制度 ▎公正处理 ▎迅速答复 沟通原则 一. 无论采取何种媒介方式必须让对方清洁明白 二. 沟通应于适当的时机适时为之 三. 沟通必须是双向的多元的以收成效 四. 干部应具备言词或文学上充分表达意见之能力使对方容易接受 五. 干部应有开朗作风接受之门常开使员工无所戒惧 六. 畅所欲言的自由讨论效果较佳 七. 建立有效的讯息网以便查核讯息是否正确 八. 须经常到现场探求实 前面说过我们沟通的对象是人所以接着我们就对人的部份加以说明 成功的干部能用人之长舍人之短多观察部署了解部署潜能然后人尽其才下列 六种人可活用其特殊之处 1. 自大的人活用它的无比信心 2. 吝啬的人活用它的节俭成性斤斤计较 3. 贪心的人活用它的\无穷的欲望 4. 易怒的人活用它的正义感 5. 狡猾的人活用它的机警应变能力 6. 不拘小节的人活用他的豪爽器度 在协调沟通中不运用人群关系怎么运用人群(际)关系呢有下列原则 a了解人性尊重人格 干部要了解人性适应人性需求予以充实发展每个人人格要受到尊重主管与部属部署与主管之间应互相尊重是促进组织和谐提高效率的有效途径 b民主领导人人参与 领导者应采用民主方式领导在这所说的民主方式的领导乃是让员工人人参与鼓励员工提出意见人人自动自发同为企业成长而努力 c相互沟通彼此影响 人是有思想有理智的并有自尊心不是靠权力所能屈服因此要相互沟通相互了解上下一体观念一致彼此尊重相互影响 d积极激励发挥潜能 避免用消极的惩罚手段而多用积极性的激励了解员工的欲望与需要激励员工士气满足其生理上心理上的需要精神有所寄托生活问题被尊重有保障精神愉快自然发挥其应有之潜能 e同舟共济共存共荣 员工相互间员工与组相互间必须密切合作同甘共苦利害一致组织的成功就是大家的成功组织的失败就是大家的失败员工为公司而努力亦应使其分享其成功的果实 结论 一. 沟通协调并非谁要听谁的而是对事情的处理经双方或多方讨论所做出的决定而后付诸实施 二. 协调沟通要有目标目标的订定相当重要目标订的太高不易达成太低无意义 三. 沟通是设身处地而非一己之私应从多个角度来考虑而非从单一角度来衡量 四. 沟通的技巧是多重性的对不同的人要用不同的方法而不是只用一种方法就能与不同的人做完所有的沟通它所要考虑层面也比较广泛例如:环境.文化.种族.语言.风俗习惯.性别.收入.成长过程….. 五. 协调过程中避免使用刺激性字句避免不必要的误会所以干部本身应自我要求 六. 加强训练利用工作之余多举办干部或全体员工在职训练使干部与员工都能在学习中成长避免对信息的缺乏而造成障碍 七. 沟通也需顾及现实环境也就是所谓的条件说什么是条件说也就是我的目标在已有的条件下能否达到