2023年档案精细化管理模式构建思路.doc

档案精细化管理模式构建思路档案精细化管理模式构建思路 赵哲【摘要】本文从档案的精细化管理模式构建意义展开分析，并以此为依据，提出创新精细化管理理念、明确岗位设计与流程设计、建立数据库、提升档案管理人员的综合能力等措施。希望事业单位能够编制长远的发展目标，加强档案的精细化管理和人员约束力，以提升档案管理效率。【关键词】档案;精细化管理;数据库;岗位设计 事业单位档案是在生产运行过程中，形成的资料、信息与数据记录，能够将事业单位的发展现状展现出来。对于档案管理工作来说，其不仅能够记录单位的各方面工作情况，还能够为经营决策提供依据。相关领导与档案管理人员要摒除传统的管理理念，构建精细化的档案管理模式。在融入先进信息化技术手段的同时，加快数据的传递与共享速度，避免不必要的风险问题发生，进而推动事业单位稳定发展。一、档案的精细化管理模式构建意义（一）实现单位服务效能最大化。首先，精细化管理属于现代化的管理理念，对事业单位的发展有重要的促进作用。但是，要想将精细化管理思想落到实处，就要利用事业单位的文化进行引导，保证单位内部思想与价值观的统一。在强化文化建设工作的同时，建立高素质的人才队伍，并且创设良好的工作氛围，使员工能够直观了解自身的不足之处，明确档案管理工作的使命，并且遵循和认同精细化管理思想，以不断提升自身的综合素质，积极将精细化管理思想融入其中，增强单位的向心力。（二）促进事业单位可持续发展。事业单位在开展各项经营活动的同时，效益不仅仅是事业单位生存的关键部分，也是许多事业单位发展的核心。在竞争环境愈发激烈的背景下，事业单位要想获得更多的发展机遇，就要从内部管理工作入手，逐步引入、强化精细化的运作模式，以提升档案管理的效率。在事业单位的档案建立和完善过程中，对事业单位的发展过程进行了客观翔实的记录，包括了大量的原始文件或过程性资料。因此，档案管理人员能从档案资料中获取有价值的信息，并通过档案价值理念进行解读，服务于单位发展实际，从而进一步明确自身基本职责，最大限度地发挥档案管理工作效能。二、档案的精细化管理模式构建思路（一）创新精细化管理理念，明确岗位设计与流程设计。从事业单位的档案管理工作分析，每一个管理环节都需要创新。因此，在事业单位的档案管理创新过程中，要将精细化管理置于首要位置，并保证档案管理创新工作的实施。现阶段，事业单位在开展传统档案管理工作的同时，逐步向着网络化与知识化的方向发展，体现着现代化、精细化的管理理念。我们通过对档案管理精细化理论进行探究，还可以搭建具有鲜明特色的工作经验交流平台，从中发现工作中存在的问题。此外，由于事业单位档案管理的业务流程比较复杂，档案管理人员需要做大量的收集、整理、分类与编目、核对等工作。在形成档案之后，逐步加强安全管理力度，为后续的档案查询提供方便。所以，应根据档案管理的业务流程，做好岗位与流程设计工作。结合各个岗位的设计角色与任务，赋予员工相应的工作职责，并实施合理的绩效评价。流程设计的主要含义就是将制度形式作为基础内容，并利用信息化的管理模式，对各个档案岗位的关系进行评估，强化过程控制工作，实行多个岗位之间的交流与沟通，逐步规范化档案管理工作。（二）创新管理模式，建立数据库。事业单位在创新精细化档案管理模式的同时，应当将建立档案室作为核心内容，并且建立资料库与治理库等，实现电子档案与实物档案的融合。单位要明確档案管理重点，采取多元化的管理方式。如组织档案管理人员开展业务培训，可以邀请行业专家举办讲座或集中上网课，还可以采取集体专访、培训等形式，借鉴其他单位的优秀经验和管理理念。在建立信息化档案管理平台的同时，要更加注重信息资源与材料的获取，并且对档案资源进行合理的利用，避免本末倒置，逐步实现规范化的管理目标。要创新档案检查评价机制，严格评估制度，设计专门量表，及时推广先进的做法，把档案管理中存在的问题上报单位领导，解决管理制度中的某些关键问题。在促进档案管理模式创新的基础上，需要将重心放在规范化档案管理的过程中，结合现代化管理制度的需求，保障必要的管理资金。只有将必要的资金投入到档案的数据完善与信息化研发过程中，才能有效发挥事业单位资金使用效益，逐步规范档案管理制度。（三）提升档案管理人员的综合能力，实现档案信息资源精细化管理。事业单位的服务性、公益性属性决定了它日常业务的非商业化运行模式，但作为社会主义市场经济中的经营活动单元，必然反映市场经济发展的基本特点和规律，集中体现社会发展过程中某领域内的内容。首先，为了凸显档案价值、实现单位职能市场化运行目标，需要在单位运营的价值体系中有计划地将档案信息进行透明化处理，通过各类媒体渠道合作，使更多受众能够了解社会进步与发展的情况，逐步实现事业单位的基本服务职能。实现此目标，就必须重视提升档案管理人员的综合能力，开发档案应用课题，不断拓展档案管理人员的职业视界。其次，对事业单位的档案管理工作进行研究分析，档案管理人员就可以结合信息化档案管理的内容，合理利用信息化技术与传播技术，了解不同档案管理岗位的基本工作特点。在此基础上，了解档案信息化管理的重心，明确各个岗位的基本职责，实现对员工工作行为的约束，并贯彻精细化的管理标准。档案管理人员要不断提升综合能力，还要定期开展专项培训，并明确员工的日常工作表现力。此外，还可以开展网络安全管理能力、硬件监督与监察能力等方面的研究。最后，通过在事业单位内部建立局域网的形式，合理利用档案信息化资源，可以使系统更加完善，突破各个部门之间各自为政的局限。还能增强业务部门与档案管理部门的沟通与联系，实现资源的共享互补与精细化管理，有效提升工作效率。三、结束语 总而言之，新时代背景下，档案的精细化管理工作逐渐成为事业单位的档案管理需求。因此，相关的档案管理人员要更加注重档案精细化管理，提升自身的管理与服务意识，根据档案管理的业务特点，做好岗位设计与流程设计工作，并立足于事业单位的实际发展情况，全面开展分析与调研工作，并形成健全的档案管理体系。只有将事业单位档案信息资源的效用发挥出来，才能为经营决策提供依据，进而提升事业单位的核心竞争力，使其能够在多变的市场环境中站稳脚跟。【参考文献】1刘燕.如何在事业单位档案管理中开展精细化管理J.办公室业务，2019，309（04）：119.2李易.如何在事业单位档案管理中开展精细化管理J.传播力研究，2018，024（12）：193-194.3李格格.浅谈如何在事业单位档案管理中开展精细化管理J.办公室业务，2018（03）.4杨志强.大数据背景下高校档案管理改革探析J.城建档案，2019（11）：79-80.5冯四清.高校档案管理与服务工作现代意识刍议J.城建档案，2019（06）：64-67.