2023年英文邮件四大错误问题.docx

英文邮件四大错误问题 　　Email 是目前职场上最常被使用的沟通往来工具，人人都会写，但却非人人都可抓到其中的窍门，进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、又能让收件人想立即回信的email。下面是办公室小编为你整理的英文邮件错误范文，希望对你有用! 　　问题一：Email 主旨要简短有力，才会让人一看就懂 　　首先，主旨栏千万不可以空白，否那么可能会导致email被当成垃圾信件。 　　再来，假设信件内容经双方一再的往来答复，内文的讨论事项已脱离原主旨，那么请务必删除先前的信件内文，并换上一个新的主旨， 　　一来是让收件人更清楚信件内容， 　　二来是方便日后搜寻信件和数据归档。 　　而最后，不可将信件所有内容放在信件主旨栏，那只会让对方对你有乱无章法的坏印象，更别谈对方对你会有后续的联系和回应了。 　　其实写一封商业英文书信一点也不难，要记住：忙碌的商务人士每天收到的email 至少约20 封，而主管们甚至会收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是赢得对方秘书的注意，获得快速回信，秘诀在于你的email是否下了个好主旨。 　　一个好的email 主旨，要有三个大原那么：条理清楚、目标明确、符合内容。以下为几个email常见的问题，一起来比较错误及正确的用法。 　　错误一：主旨不够清楚明白 Subject: Request(主旨：请求) v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨：赠品袋的询价请求) 第一个主旨虽然易读也与内容相关，但却一点也不明确。第二个主旨把Request(请求)更明确化为Quotation Request(询价请求)，又再进一步加上for Gift Bags(关于赠品袋)，虽然还没看完信件全文，但这主旨已够明确易读，让收件人只要一眼瞥过，就可以马上对应到相关信息和流程，并且快速地回复这封要求信件。 　　错误二：主旨没有详细时间说明 Subject: Sales Promotion(主旨：促销活动) v.s Subject: Sales Promotion for 2023 A/W Collection(主旨：2023 秋冬新品上市的促销活动) 第一个主旨虽然比Sales来得明确，但到底是哪种的促销活动呢第二个主旨多了for 2023 A/ W Collection，帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市，这样的主旨才能快速带到重点。 　　问题二：Email 的开头该直呼名字还是用Dear Sir/Madam 　　在写英文信件时，是否曾对公式化的Dear Sir/Madam 感到陈腔滥调也有人会问Dear翻成中文是「亲爱的」的意思，我明明和对方不太熟，这样称呼会不会太亲昵了呢在英文email规那么中，Dear是一种表示礼貌、尊敬对方的意思，Dear Sir/Madam 是使用在写信给不知其名的人，亦即我们所谓的「敬启者」。我们也可以将Dear解释为「致～」，例如Dear Alisa 就是致Alisa的信;当然你有其它更轻松的信件抬头选择，其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接称呼名字，例如：Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而该如何拿捏就在于你和收件人的关系、以及你们沟通的频率。 　　从信末署名可以看出你与对方想建立什么样子的关系，想较亲近一点，你就可以署名Alisa;假设想与对方保持距离，就可以连名带姓的署名Alisa Tu。同样地，对方也会从中嗅出你的署名密码，而和你维系你所预设的双方关系。 　　另外，当你收到对方回复时，观察对方如何称呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次写信时，你也能怎么称呼对方。 　　问题三：Email 的用词口气越正式就越专业吗 　　很多人都认为要写好一封email 就是要使用正式的措辞和口气，而且还要公事公办、就事论事，才能呈现出自己在工作上的专业度。但，这绝对是个错误的大迷思。英文email 内文的写作重点是，让内文如同平常对话的口气，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般谈话中不会用到的措辞，在email 中也不会出现。 　　英语教育总是要求我们在写作时，要使用看似厉害专业的用字遣词和词组，和高阶的文法技巧，才能得到令人满意的高分成绩，但实际上，一封正确适当的email 内容，是要让人感到一目了然，又可以明确的收到所要传达的意思。 　　以大家常犯的错误举例来说，请比较两封信中内文的第一段we spoke earlier(信件一)和 we talked in the morning(信件二)。 　　信件一：Subject: Problem solved!! Jessie --- we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards. 中译：主旨：问题解决了!!洁西 --- 我们刚刚讲过 ，很快乐知道妳的问题已经解决了。如果妳还需要更多信息或是协助，请再跟我说。谢谢，并致上我的问候。 　　信件二：Subject: PBG Project Problem Solved Hi Jessie,Thank you for your call in the morning. I’m very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.I’ll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again. Sara 中译：主旨：PBG工程问题解决了嗨，洁西，谢谢妳今天早上打来。我很快乐我们能够找出PBG工程的解决方法。祝妳的工程进展顺利。只要妳觉得我们还有时机可以帮上忙，我在下午三点之前都还会在办公室。 　　莎拉we spoke earlier在信件一里的意思是：我们刚刚讲过 。并没有明确的提到时间，会让人摸不着头绪，不知道我们曾在哪个时间点讲过话。 　　而we talked in the morning 明确的指出，我们在早上通过 ，让收信者一看就能联想到早上的对话内容。 　　另外，在信件一的最后有一句：If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert(请回复)，这句话简短又明确，建议可以常用在商业信件上。 　　问题四：Email 的信末问候语用Best Regards 最礼貌 　　email 的结尾只有Best Regards 才最得体吗Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的问候」，是不是感觉有点咬文嚼字或许你会有疑问，这句咬文嚼字的问候语，却常在商业书信出现，竟然还是大家最熟悉的的问候语为什么它会这么常见呢因为，商业人士的时间永远不够用，只想用最快的时间处理一封email，而这句话因为太常出现，所以容易被大家接受，商业人士们也不用绞尽脑汁，去想出一句漂亮的信末问候语。 　　其实当大家都这么做的时候，不见得代表这就是最好的用法。范例一是另外几个常用的信末问候语，都是一些好记又简单的单字，可以挑选几个熟记，在下一次写信时使用，收件者一定会感受到你的用心。 　　从范例一的表格看来，email 结尾语的选用可是一门大学问，信末结尾语的使用必需考虑与email收件人的关系和收件人的互动情况。