2023年合资公司企业标准商用内销配件管理制度.docx

合资公司企业标准商用内销配件管理制度 1范围 本管理方法适用于商用空调营销公司（商用空调配件）、产品管理中心及二级办事处配件的管理。 2引用标准 无 3定义 不适用 4管理内容 4.1产品管理中心配件管理责任 ——仓管员对仓库配件实物管理承担直接责任。 ——中心备件核算员对该区域的配件核算承担直接责任，对二级办事处配件核算承担管理责任。 中心备件核算员对网点提交订单评审的及时性、准确性负有直接责任。 ——二级办事处技术支持对该区域的配件管理承担管理责任。 ——产品管理中心经理承担配件全面管理责任，技术支持负责配件具体业务管理工作并承担管理责任。 4.2配件管理流程及审批权限 4.2.1售后效劳部配件管理流程 4.2.1.1美的商用空调配件申请 由配件方案主管根据签约技术效劳单位的申请、各产品管理中心上报的周方案、工厂生产供货周期、市场销售量、各产品的维修率、常用配件使用量及当前库存量等要素，或者根据工程需要由技术支持直接提交周方案.根据中心周方案提交时间，备件方案主管两天内审核、汇总调节后形成技术支持模块的配件方案，经效劳部经理审批后送制造部生产模块采购。制造部生产模块根据与效劳部协议的供货周期将采购的配件送到售后配件仓。对于工程验收急需的配件技术技持可提交周方案以外的临时方案，并且在备注栏中注明为那一工程所需配件，并在货到中心仓库的20天内所需单位由中心仓申领出库并予以使用。总部会根据发放记录随时抽查，如发现在规定时间内未使用的对中心技术支持和领用单位予以重罚。对于市场急需配件效劳部可做临时方案，直接发制造部生产模块采购，如查询车间仓库有库存可直接开单至制造部生产模块直接提货。备件方案主管负责配件方案的落实与跟进。 4.2.1.2合格品入库： a） 仓管员根据公司开出的“大宗材料调让出仓单〞的内容核对该物料的编码、名称、规格型号、数量是否相符；如有短缺情况，分析原因做出相应处理，同时报仓库主管。 b） 根据“出仓单〞办理入库手续，指导搬运并将物料摆放于合理的区域。 c） 在相应的物料存卡上做入库记录。 d） 根据“出仓单〞内容录入、加编区域码，开具入库单，提交仓库主管审核。 e） 对于各产品管理中心（签约技术效劳单位）退回合格品，由仓管员根据退件清单检测、验收后，总部备件核算主管制单，由仓管员签字、签约技术效劳单位退件人签字并盖单位公章。 4.2.1.2合格品出库： a） 仓管员对发料凭证的（调让单、工程队领料单、零售单、易损单等）内容，印鉴，零配件名称、规格、型号、数量等进行认真核对。 b） 根据核实准确无误的发料凭证发货，同时与收货人进行当面清点，保证货单一致，防止过失。 c） 发货后在中作相应移库、审核，自行复核处理，保证帐、卡、物相符。 d） 发料时坚持先进先出及急用先出的原那么。 4.2.1.3零售单。由备件核算主管制单，商用空调公司本部财务部收款（盖现金收讫章），仓管员出库，购置人签收。 4.2.1.4易损单（合格品、废旧品）。对于总部配件仓库，由仓库主管提出易损申请，报效劳部与财务部经理审批，仓管员根据审批后的易损单做出库处理。 4.2.1.5转帐单（合格品、废旧品）。仓库主管提出转账申请，总部备件核算主管开单（在单据的备注栏中注明转帐原因），效劳部职能经理审批，在未审批之前，仓管员不能作账面处理。 4.2.1.6盘盈盘亏单。由仓库管理员定期对配件仓库进行盘点，仓库主管审核，财务部与效劳部经理审批后，备件核算主管根据盘点情况生成盘盈、盘亏单，并根据具体情况对责任人进行处分。 4.2.1.7废旧品退仓单。由仓管员定期将废旧配件退回公司相关部门，备件核算主管根据退仓清单开出退仓单，仓库主管审核。 4.2.1.8废旧品进仓单。仓管员（至少两人）根据产品管理中心（签约技术效劳单位）退件清单检测、验收配件，备件核算主管制单，仓管员与退件人确认。 4.2.1.9废旧品返修单。仓库主管提供返修配件清单，备件核算主管制单，仓库主管审核。 4.2.1.2023商用配件主体与家用配件主体下的配件互调，需以mip或pdm的形式发至总部配件方案主管处，以总部回复的mip或pdm同意前方可调账（详见附件八），并需在库存单据处理中的备注栏中注明申请人、原因及调账转出单号等。 4.2.2产品管理中心配件管理流程 4.2.2.1零配件申领： a） 周方案。产品管理中心根据区域内的签约技术效劳网点提交的配件申请，市场产品的销售量、产品的种类，配件的库存量、配件的供货周期、产品的维修等要素及常用零配件耗用的情况由中心技术支持，在每月的24号编制下个月的第一周方案；当月的3号、2023号和17号编制第二周、第三周和第四周的配件方案，由中心备件核算员在24小时内录入技术支持提交的配件周方案。 b） 临时方案。对于市场紧急需求，中心技术支持可申请临时紧急方案。在确认中心仓库无库存情况下，中心技术支持填写商用空调急件申领表（申领表附后），以mip或pdm形式发回总部备件方案主管，总部备件方案主管在收到申领表后24小时内将评审意见以mip或pdm形式反响给中心技术支持。 4.2.2.2合格品入库： a） 中心备件核算员与仓管员共同清点、签收效劳部所发物料，并及时将复签后的单据（黄色联）寄回效劳部。如清点单据与实物数量不符，在两天内填写收件报告传回效劳部。黄色反响联单据最迟在下个月5号前（以邮戳为准）寄回。 b） 产品管理中心相互之间需要调拨配件的，必须经效劳部区域核算主管开单调帐后，发货中心才能将配件发出，需求中心收到调货中心配件后，生成入库单。 c） 仓管员将物料按货架位入库，并在物料存卡做入库记录、收到配件清点完当天在方案营销系统生成相应合格品入库单。 d） 同时在方案营销系统中为入库物料指定默认货架位。 e） 对于签约技术效劳单位退回合格品，由仓管员根据退件清单检测、验收后，备件核算员制单，仓管员签字、签约技术效劳单位退件人签字并盖单位公章。 4.2.2.3合格品出库。备件核算员根据签约技术效劳单位配件需求方案及配件押金状况开单，效劳部审核后，仓管员签发、登记物料存卡并在发货当天做出库单审核，签约技术效劳单位盖章签收。 ——易损单（合格品、废旧品） a） 由中心备件核算员或技术支持提出易损申请（注明易损原因），300元以内由产品管理中心经理审批，超出300元的报回财务部、效劳部经理审批同意后备件核算员开单，中心仓管员作审核（指定易损配件货位）。 b） 对于开箱缺件情况报告单中开箱缺件问题。由产品管理中心回访员回访，技术支持审批（特殊情况报效劳部审批），备件核算员开易损单（单后附报告单），仓管员出库。中心每月汇总执行情况报效劳部。 ——转员不能作库存处理。备件核算员需在mip流程审批后开单（在单据的备注栏中注明转帐原因）。帐单（合格品、废旧品）：相互转帐的备件需在性能上相匹配且不影响空调的正常运转，如通用备件的差价超过20230元须由中心技术支持通过mip流程向片区备件方案主管进行转帐申请。需由效劳部、财务部职能经理审批前方可进行账务及库存处理。在未审批之前，仓管 ——盘盈盘亏单。由备件核算员根据盘点情况生成盘盈、盘亏单，并注明原因，产品管理中心经理确认，并根据具体情况对责任人进行负鼓励。 ——废旧品退仓单。备件核算员、仓管员按照公司要求共同清点、打包，备件核算员制单，仓管员确认，技术支持审核，将二联单据寄回总部。并将废旧件标识卡的15位维修单号填写清楚、准确，维修单号需与售后系统中的一致。 ——废旧品进仓单。仓管员根据签约技术效劳单位退件清单检测、验收，备件核算员制单，仓管员签收，退件人签收并盖章确认。 ——废旧品返修单。备件核算员制单，仓管员确认。 ——签约技术效劳单位零售单。中心备件核算员制单，总部备件核算主管根据系统生成打印零售单交商用空调公司本部财务部，从配件押金中抵扣配件零售款。 4.2.3二级办事处配件分仓配件管理流程按二级办事处零配件分仓管理规定执行。 4.2.4紧急配件的发放 总部备件方案主管开出调拨单，然后通知签约快运公司到总部配件仓取货，快运公司按规定将“调拨单随货同行联〞和配件一起打包发出. 4.2.5紧急配件的接收 a） 如技术支持要求配件从总部直出售后网点，网点在收到配件后，和快运公司送货员一起按“调拨单随货同行联〞对配件（型号规格，数量，有无货损）进行清点，并在调拨单上双方签名确认，如配件无任何问题，网点在一个工作日内和所在区域产品中心备件核算员联系，办理相关配件领用手续（具体见该操作流程）。 b） 如配件直发中心技术支持，技术支持收到配件按上述方法签收后，交备件核算员进行入库接收，同时根据需求可将配件直出售后网点，售后网点收到配件后在二工作日内同所在区域美的产品中心备件核算员联系并办理相关配件领用手续（具体见该操作流程）。 4.2.6紧急配件的管理。各中心技术支持应建立手工台帐，对总部直发技术支持和售后网点的配件进行统计，每月25前与中心备件核算员对帐，对配件的入库接收和网点领用情况进行清理，保证每一批紧急配件作到入库与出库帐目一致，并保证售后网点领用配件后按规定时间办理相关手续。 4.2.7 oem配件的管理流程： 4.2.7.1oem配件申请 oem配件申请是根据市场实际发生的维修产生的配件需求，由效劳网点将需求方案提交至中心技术支持处，由中心技术支持将配件需求方案及对配件供应商的工作联络函（详见附件九）按要求填写后统一以pdm的形式发给所属的总部备件方案主管，方案主管在收到中心的非标配件申请后的24小时内对相关配件予以询价，并提交至效劳部经理及财务部审批，总部备件方案主管将根据审批内容予以付款、采购。 4.2.7.2oem配件的发放、退件及账务处理： oem配件发放可由配件的供应商直接发至申请的中心，中心技术支持在收到配件后要根据要求反响至总部方案主管处，并将已收到的配件做手工台账（详见附件十），每二个月反响一次（既双月月头），保内配件中心技术支持可直接发给申领的效劳网点，并催促网点在规定的时间内将废旧件退回，退废旧件与美的商用配件相同，需填写废旧件件标识卡并随维修记录表一同退至中心仓库，由中心统一将废旧件在三个月内统一返回总部效劳仓库，如为保外配件，那么由用户直接将零售款打至06年商用售后效劳协议指定的账号，并在备注栏中注明为oem配件零售款，财务部在确定该款项到款后中心放可将用户申请的配件发放给用户。 4.2.8单据管理规定 4.2.8.1只要有配件管理业务发生，就必须生成单据，所有配件业务单据都要在配件管理存档，并且单据上要有必要的印鉴和签名，营销中心不允许白条出库。 ——配件单据技术支持模块一式五联，营销中心一式四联。 第一联：（白色）财务部存档 第二联：（红色）仓管员存档