2023年材料设备采购管理制度.doc

材料(设备)-采购管理制度 　材料(设备) 采购管理制度 　一、 总 那么 　〔一〕为加强公司材料〔设备〕采购工作，在保证公司工程项目正 　常施工的前提下，提高材料〔设备〕供给质量、降低工程本钱，特 制订本制度。 　〔二〕公司按工程项目成立材料〔设备〕采购领导小组，负责对采 　购材料的供给商、材料质量、采购价格、供给使用情况进行监督管 理工作，日常工作由材料科具体实施。 　〔三〕使用量较大或价值较高的材料〔设备〕，进行公开招标。 　二、材料采购 　〔一〕所有工程用设备、材料由工程部在使用前一个月根据设计要 　求、施工图及施工预算书编制材料〔设备〕需求方案交材料科 。 　〔二〕材料科根据工程部提供的材料、设备需求方案，进行市场调 　查，编制采购方案，由采购领导小组审定，报总经理批准后采购。 　采购流程为：需求方案---搜集信息---询价---比价----评估----要 样〔封样〕----请购----订购---验收 　〔三〕材料采购应采取优质优价的原那么，每一种材料的价格至少需 　有三家供给商提供，并将调研情况编入材料询价及市场调研汇总台 　帐,为材料竞价及供货商的选择提供参考依据。同等质量比价格，同 　等价格比信誉，尽量采购环保、节能产品，采购过程中，要遵循公 　司主管领导和工程技术部门的指导和要求，选择适宜的质量等级范 　1 　〔六〕 　〔六〕对技术要求较高的材料、设备，进行市场考察须有项目主管 　经理、工程技术部门参加，对其中的技术内容须有工程技术部门及 项目 　围内的供给单位进行价格、付款条件、效劳内容上的比对，择优选 择合格的合作单位。 　(四) 　 　使用量较大或价值较高的材料〔设备〕，进行公开招标，组成 　由总经理、工程部、材料科参加的评标小组进行评标，材料科将评 　标小组意见书面呈报并经总经理同意后，进入议标和合同谈判直至 签订合同。 　〔五〕零星材料、设备的直接采购必须有两人以上参加 。 　主管经理确实认。 　〔七〕材料、设备采购尽可能在知名品牌或信息库中选择，保证产 品质量。 　三、合同管理 　〔一〕材料科与供给商共同负责合同文本的编制工作，合同文本除 　符合国家合同法的相关条款外，应特别注意对于质量、合同履 　行程序、售后效劳等方面的要求，材料科代表公司同供给商签订采 购合同，并负责采购合同的落实。 　采购材料、设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留 适当的合同审批时间和招投标时间。 　采购责任人负责所购材料设备的招投标管理，按投标结果， 与供货单位签订采购合同并报请审批。 　2 　四、材料设备的验收 　〔一〕、材料〔设备〕在合同签订之前，材料科必须检查供货厂商 　的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、合格证、检测报告及 其技术指标等资料是否符合合同要求。 　检查进场材料〔设备〕与“产品封样〞是否相符，并将 “产品封样〞保存到工程竣工乃至保修期结束。 　验收项目 　材料〔设备〕的品牌是否符合合同要求。 　材料〔设备〕的色泽、材质〔指材料〕、外观等是否符合设 计及合同要求。 　材料〔设备〕的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要 求。 　材料〔设备〕是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合 同要求到达的标准。 　材料〔设备〕合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。 　〔6〕材料〔设备〕的产品保护措施是否到位。 　〔7〕材料〔设备〕的供货时间是否按合同及供货时间方案要求执 　行。如供货时间延误造成工期、经济损失，那么材料科书面通知供货 厂商并按采购合同规定处理。 　对关键材料〔设备〕的关键生产加工过程，材料科须会同质 检部门委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。 　材料〔设备〕的数量是否符合合同要求及供货方案要求。 　3 　〔10〕材料〔设备〕的存贮及堆放是否符合有关规定要求。 　五、材料出入库管理制度 　〔一〕、材料到货、验收、入库管理流程： 　〔1〕材料到货后，材料科和仓库保管员依据到达货物清单共同清点 　材料种类，拆包，分包点验，按材料的品种、规格、型号核对实际 到货数量，检查外包装质量是否破损。 　〔2〕材料验收后，材料科采购员立即填写材料入库登记台帐， 　要求做到字迹清楚,数据准确，内容完整。填写内容为到货日期、供 　应商全称、品名、规格、单位、数量。如有外包装破损或有明眼看 　出的质量问题及数量不符等情况要单独注明。需检验的材料存放于 仓库待检区等待材料采购人员、工程部技术人员检验。 　〔3〕不需检验的材料,由采购员和仓库保管员共同清点数量后,当时 　办理入库手续,填写材料入库单，入库单应注明：入库时间、供 　应商名称、发票号码，产品名称、规格、型号、编码、单位，数量、 　单价、金额等项目，入库单编号必须按顺序填制，入库单经采购员、 　保管员签字确认后生效，入库单不得涂改；入库单内容必须同实物 验收情况和采购发票信息一致。 　入库单一式四联，即仓库保管员一联、财务部一联、材料科留 存备查一联，供货单位一联。 　工程部对需检验的材料进行检验，并出具产品检验单，对不合 　格的材料，出具不合格检验报告，经主管经理签字确认后反响给采 购员，返回厂家调换； 　4 　〔6〕采购人员接到工程部检验通知单后，对于合格产品给仓库保 　管员办理正式入库手续，仓库保管员根据采购发票、检验通知单和 实物验收情况如实完整填写入库单； 　〔7〕仓库保管员根据材料不同性质调剂货物存放场地，做好接货准 　备。货物入库后，合理存放，精心管理，妥善保管，到达库容整齐， 　账、物、卡一致；库房物品要标识清楚，严禁无标识物品入库。物 　品出库要按照先进先出的原那么。库房物品要来历清楚，禁止来历不 明的物品入库。 　〔二〕、材料出库管理流程： 　〔1〕各材料使用单位根据施工方案，填制领料单，领料单应注明领 　料部门、日期、材料编号、品名规格、单位、数量、金额，并经部 门负责人审核签字及领料人签字后到仓库领料。 　仓库保管员审核领料单，符合手续后在发料人处签字出货。 　领料单一式四联，领料部门留存一联，仓库保管员一联，材料 科一联备查，财务部会计一联。 　仓库保管员每日将材料领料单报送材料科，材料科根据领料单 　做材料出入库发放清单，并与各部门及仓库核对无误后，将领料单 　及发放清单上报财务部，材料主管会计根据材料科上报的领料单进 行财务处理。 　〔5〕以上单据在当月发现过失时，所有联次收回，标注作废字样留 　存，如果已报账发现过失确需更改的，仓库保管员填写红色单据冲 　销〔必须标注原凭证时间、单号等信息〕，并同时填写蓝色正确单据 　5 　报账。 　六、材料科工作内容 　采购管理制度的执行和实施。 　配合建立公司采购信息库。 　根据工程进度材料〔设备〕的使用需求，制定采购方案。 　在材料〔设备〕采购招标负责人的指导下完成项目权限范围 内的采购招标文件的拟定。 　负责材料的现场验收。 　负责材料〔设备〕的质量、数量、资质证明、价格等方面的 核实和确认。 　协助工程部进行材料〔设备〕询价工作。 　七、材料采购工作准那么 　〔一〕采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同 　〔长期战略合作伙伴〕四种采购方式；必要时可以采用公开招标形 式。 　材料科根据材料〔设备〕采购管理制度的要求，必须提 前做好采购方案。 　材料科制定的采购方案无论金额大小，须报总经理批复后采 购。 　选择供给商时，应在公司信息库或知名品牌中提取，但区域 性较强的材料〔设备〕除外。 　采购人员在洽谈某项材料〔设备〕时，原那么上供给商不得少 　6 　于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、屡次谈判等方式进行，以 便降低公司的投资本钱。 　〔六〕采购人员与供给商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司 　利益〞的原那么，并做好记录，以报告形式上报采购领导小组。报告 　中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比拟。 　报告得到批复后，依照领导批示意见，综合考虑“质量、价 格、售后效劳〞等问题，确定供给商。 　采购人员必须坚持没有提供书面采购方案且未经批准的不购； 　材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；无材质证 　明和产品合格证的不购；凡考评不合格的产品不购；现场、仓库能 够代用的材料不购。 　八、材料采购招标的原那么 　(一)在材料〔设备〕招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公 开必要的信息资料。 　在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享 有公平同等的时机参与投标竞争。 　在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特 权，使其他投标人受到不公正的对待。 　招投标采购过程中，招投标双方都应本着老实守信的原那么履 行其应尽义务。 　九、罚那么 　采购人员有以下情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根 　7 　据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政 　处分及经济处分；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责 任： 　(一)采购人员私自接收或向供给商索取财、物的。 　采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。 　采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密 行为，以下行为均视为泄密： 　泄露其它供给商对同类产品的报价； 　招投标中泄露其它参与的供给商名称； 　泄露标底的； 　泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。 　成心躲避本制度或未按本制度规定执行的。 　隐瞒供给商及供给材料〔设备〕问题，给公司造成经济损失或 工程质量问题的。 　因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的； 　其它有损于公司形象或不利于公司行为的。 　滕州市房地产综合开发公司 2023 年 8 月 25 日 　8